Másnap beszéltünk valakivel az e-mailekről, és hallgattam őket panaszkodni, hogy miért nem tudták a dolgokat ellenőrzés alatt tartani. Aztán e-mailt küldtem egy tervező barátomnak valami fontosról, és soha nem válaszolt. Kiderült, hogy postafiókja 4000 e-mail mély, ezért hiányzott…
Régen voltam ez a fickó, de miután kipróbáltam egy millió különböző rendszert, rájöttem, hogy senki sem működik értem. Szükségem volt valamire, amely illeszkedik a munkafolyamatomba, de mégis értelmes. Most ez talán nem működik neked, de adj neki egy képet, és talán találja magát egy kicsit jobban kezeli az e-mailjét.
1. Beérkező levelek <20: Nagyon szerettem volna dolgozni az Inbox Zero rendszerben, de ez nem mindig volt megvalósítható. Gyakran azt tapasztalom, hogy csak egy vagy két e-mailt tartok a beérkező levelek mappájában, soha nem tettem valóba ezt, és később bűnösnek érzem magam.
Ahelyett, hogy ragaszkodnék a szabály „nulla” részéhez, úgy döntöttem, hogy egyszerűnek tartom, és győződöm meg arról, hogy a beérkező levelek mappájában mindig kevesebb, mint 20 e-mail van. Ezzel nem érzem magam bűnösnek, mert túl sok van ott, vagy pedig nem értem el eléggé az Inbox Nullát. A beérkező levelek mappájában lévő e-mailek általában ott vannak, mert hamarosan meg kell cselekedni, de nem feltétlenül azonnal.
2. A 20 perces szabály: Bárcsak megtalálnám, ahol ezt olvastam, mert szeretném ide hivatkozni. De az a feltevés volt, hogy szöveges üzenetre válaszol két percen belül, e-mailen 20 percen belül, hangpostára két órán belül, vagy ehhez hasonló vonalon. A tényleges számoktól függetlenül elfogadtam a 20 perces szabályt, amely szerint az e-mailekre válaszolni kell, amikor csak lehetséges.
Azzal, hogy gyorsan visszakeresem az embereket, a beérkező leveleim nem zavarodnak, az emberek nem dühöngnek, mert nem válaszoltam, és folyamatosan szervezem a folyamatot.
3. Törvény, archívum vagy kuka: Minden e-mailnek számomra a három művelet egyike van. Ha a dolgom szerint kell cselekednem, akkor válaszolok, elviszem az eredeti e-mailt, és archiválom egy mappába. Ha szükségem van az e-mailre, de ehhez nincs válasz (például nyugtára vagy hasonlóra), akkor ismét beteszi az Archív mappába. Végül, ha spam vagy levélszemét, csak véglegesen szemetettel dobom, így nem merül fel a merevlemez-hely. Úgy találom, hogy ez a rendszer számomra jól működik, mert mindig tudom, hol kell valamit keresni, de ugyanakkor megszabadulok a rendetlenségtől.
4. Kezelje az e-maileket tételekben: Mielőtt még kiszálltam az ágyból, általában 30 e-mail van a postaládámban, amelyek mindegyike valamilyen figyelmet igényel. Még a zsír levágása és a spam törlése után is van elegendő mennyiségű e-mail kezelni, ami frusztráló lehet. Hogyan csináljam?
Mivel oly sok e-mailt kapok, általában részletekben is tudom kezelni őket, még a 20 perces szabályon belül is. Ez azt jelenti, hogy nem veszítek időt a beérkező levelek állandó ellenőrzésével, és megállítom a folyamat többi munkafolyamatát.