A számlák színkódolása - lépésről lépésre

Mindig különböző módszerekkel játszottam a mindennapi életem megszervezésére, beleértve golyónaplóm és feladatlista különböző feladatokra és feladatokra. A számlák kifizetésének megkönnyítése érdekében dolgoztam Excel táblázatokkal, kipróbáltam az online követést a számlák kifizetéséhez, és papírnaptárat használtam. Frusztráló módon ezek a módszerek nem mindig működtek nálam - de tudtam, hogy fontos megtalálni azt a módszert, amely költségvetés-tervezés és pénzügyi egészség az egyik legfontosabb prioritásom.

Kipróbálással és hibával módosítottam egy rendszert, amely segít nyomon követni a fix és változó költségeket, megtakarításokat, és amikor havonta esedékesek a kifizetések: színkóddal látom el a dolgokat!

A színkód használata a napi tervezőmben kényelmes módszer arra, hogy mindent - beleértve a kiadásokat, megtakarításokat, jövedelemcélokat és a jövő tervezését - egy helyen tartson. Az olyan vizuális elem hozzáadása, mint a szín, azt is jelenti, hogy nem kell túl sokat gondolkodnom azon, hogy mi van függőben, és mit kell fizetni minden hónap elején.

Amikor elkezdtem nézegetni a különféle folyóiratokat és a tervezőket, tudtam, hogy szükségem van egy noteszgépre a-val havi és heti naptár, valamint üres oldalak, amelyek segítenek több darab koordinálásában információ. Egy fekete mellett döntöttem Moleskine tervező mert ez lehetővé tette számomra, hogy nyomon kövessem a költségeket a naptárban, és a tervező közepén megjegyezzem az üres oldalakat. Könnyedén előre-hátra is tudtam lapozni, ezáltal segítve nyomon követni a függőben lévő és kifizetett számlákat, valamint a havi és éves célokat.

Színes kiemelők, tollak vagy címkék megkönnyítik a különböző kiadások azonosítását a tervezőben. Inkább különböző színű tollakat használok a tervezőmben, de ne féljen kísérletezni azzal, ami az Ön számára a legmegfelelőbb.

Vannak olyan számlák, amelyekről Ön tudja, hogy számíthatnak rá - havonta vagy néhány havonta esedékesek, és gyakran minden alkalommal ugyanannyi összeggel járnak. Minél többet tud megszokni ezen fizetések automatizálásában, annál jobb.

„Soha nem akarunk késni a fix költségeinkről, amelyek olyan tételeket tartalmaznak, mint például az első fizetés magának megtakarítások, jelzálog / bérleti díj, elektromos és vízszámlák, mobiltelefon - és televíziós fizetések, valamint biztosítás," Jaclyn Strauss, a floridai székhelyű CPA elmondja az Apartment Therapy-nak. Azt javasolja, hogy egy héttel az esedékesség dátuma előtt jegyezze fel a számlákat a naptárába, és egy piros szín segíthet abban, hogy figyeljen azonnali működésükre.

Tekintettel arra, hogy a piros gyakran társul veszélyhez (gondolj a stoptáblákra, a mentőszirénákra és a lámpákra), valamint annak képességére érzelmi reakciót vált ki, a piros színkódos kategóriaként való használata segíthet a figyelemben - elvégre ezeknek a fizetéseknek a lemaradása hátrányosan befolyásolhatja az életét. Ennek gyakorlati megvalósítása érdekében Strauss azt javasolja, hogy minden egyes céggel működjenek együtt annak biztosítása érdekében, hogy a számlája nagyjából ugyanabban az időben essen, mint a többi, ha teheti. "Felhívhatja a céget és kérheti a számlázási ciklus megváltoztatását ennek érdekében" - mondja. "Ez lehetővé teszi, hogy az összes vörös színkóddal ellátott elemet egyszerűsítse egy héten belül a tervezőjén." 

Amikor átlapozom a tervezőmet és (szó szerint) a „pirosat” látom, még egyszer ellenőrizem, hogy a számlákat kifizették-e. Tetszik, hogy azonnal riasztják az agyam, amikor piros számot látok a tervezőmben - így a következő számlámon nem látok piros egyenleget.

Minden hónapban változó kiadásai lesznek, például élelmiszer, gáz vagy ruházat - valószínűleg számíthat rá őket, de a használat gyakorisága miatt előfordulhat, hogy nem rendelkeznek végleges számmal, amíg Ön nem fizet a tárgyakért maguk. "E kiadások megtervezéséhez vegye fel az elmúlt hat hónapban az olyan cikkekre költött átlagos összeget, mint a ruházat és az élelmiszer" - tanácsolja Strauss. Tervezőjében színezze ezeket a költségeket sárga színnel, és ütemezze őket három munkanapra, mielőtt esedékesek lennének. (Ellenkező esetben jelölje be az alapokat, és a kiadásait sárga színű naplóval vezesse.) 

Ha csökkenteni kívánja vásárlásainak összességét, kijelöl egy napot az ételek, ruhák, vagy egyéb költségek segíthetnek mind a költségvetésben, mind pedig az ilyen jellegű kiadások néhányszorosára korlátozásában hónap. Bizonyíték vagyok rá, hogy működik: Néhány hónapig nyomon követtem ezeket a kiadásokat, és rájöttem, hogy kevesebbet költöttem, amikor kijelölt havi pár napot kijelölt „vásárlási napnak” ahelyett, hogy véletlenszerűen vásároltak volna dolgokat a hónap. Természetesen vannak olyan pillanatok, amikor elfogy valami, még mielőtt bekövetkezne a vásárlási nap - ha ez bekövetkezik, akkor több mint érthető, ha egyedül az adott cikkért szalad el a boltba.

Miután levonta az összes költségét a piros és a sárga kategóriában, a fennmaradó pénzeszközöket zöldként jelölheti meg. "A zöld azt jelenti, hogy menni kell: ez a pénz diszkrecionális és" megmaradt "pénz, amelyet fontossági sorrendben lehet megtakarítások, tevékenységek, extra előfizetések, például a Netflix és az utazás szempontjából" - mondja Strauss. (Ha a megtakarítás a fő cél az Ön számára, akkor mindig piros vagy fix költségként jelölheti meg - gondoljon arra, hogy havonta fizet számlát magának. Ha más pénzcélon dolgozik, akkor ez alacsonyabb prioritást élvezhet.) 

Zöld kategória létrehozásával a hónap folyamán eldöntheti, van-e mozgástere egy kis extra kiadásra egy szórakoztatási költségre, vagy van-e további forrása az IRA-ba történő befizetéshez. Ez a kategória bizonyos hónapok alatt az alsó oldalon lehet, ezért tervezzen ennek megfelelően, ha van egy különösen flush hónapja.

A dolgok megváltoztak számomra, miután rájöttem, hogy a napi kötelezettségeimet nem szabad úgy tekinteni, mint amelyek elkülönülnek a pénzügyi céljaimtól. A hosszú és hosszú távú pénzügyi stratégia szempontjából elengedhetetlen a szakmai és személyes életében a fontos találkozók színkódolása. „A COVID-19 óta nagyon kevés személyes interakciót szoktunk meg az értekezletek és találkozók kapcsán, és a Zoomon találkoztunk” - mondja Strauss. Függetlenül attól, hogy a jövőbeli megbeszélései virtuálisak vagy személyesen zajlanak-e, javasolja, hogy hagyjon magának időt felkészülésre és utazásra, ha szükséges.

A legjobb számlázó rendszer az Ön számára megfelelő. Vannak, akik szívesen integrálják a papíralapú tervezőt az online számlafizetésbe, míg mások végig digitálisak.

"A lehető legnagyobb mértékben automatizálhatja a színkódolt tervezőt, mint útmutatót az online mozgáshoz" - javasolja Strauss; ha különösen az ön fix költségeinek automatikus kifizetését tudja igénybe venni, akkor arra ösztönzi Önt, hogy fontolja meg a beiratkozást. Ez létrehoz egy biztonsági tervet a papíralapú rendszeréhez, biztosítva, hogy ne hagyjon ki semmilyen fizetést, és lehetővé teszi számodra, hogy időben fizessék számláidat, és dolgozhassanak a jövőbeni jövedelemcélok érdekében egyidejűleg.

Rudri Bhatt Patel volt ügyvéd, író és szerkesztő. Munkája megjelent a The Washington Post, a Saveur, a Business Insider, a Civil Eats és másutt. Phoenixben él a családjával.