Bármi legyen is az otthoni iroda helyzete – akár dedikált otthoni irodája van, akár több kreatív megoldás - Lehet, hogy úgy érzi, hogy ez jobban és nehezebben működhet az Ön számára. Talán gondolkodott azon, hogy befektessen a álló íróasztal vagy egy ergonomikus szék. Talán új szervezőket keresett, hogy a WFH-terét egy kicsit rendezettebbé tegye.
Mielőtt azonban rengeteg pénzt költene, van egy nagy hatású (és rendkívül megfizethető) módja az otthoni iroda átalakításának (és ennek eredményeként a munkafolyamat javításának): Csökkentse a papírzsebeket. Íme, miért jó ötlet szinte mindenki számára:
A papír rendetlensége fizikai rendetlenség. Az összes papírköteg – felhalmozott levelek, nyugták, teendőlisták és munkadokumentumok – fizikailag akadályozhatja termelékenységét.
A papír zűrzavar lelki zűrzavar is. Jaclyn Strauss, a CPA hatékonysági szakértője és a digitális tárolóeszköz társalapítója 2. Vault, azt mondja, nehéz bejutni a zónába és ihletet érezni egy zsúfolt környezetben. A papírok különösen emlékeztetnek arra, hogy mit nem tettél meg, és hozzájárulhatnak az alacsony szintű szorongáshoz.
A papír rendetlensége környezeti rendetlenség. Ez a sok papír egyszerűen nem tesz jót a környezetnek, még akkor sem, ha vallásosan újrahasznosítja.
Tehát hogyan lehet fenntarthatóbb, kevésbé zsúfolt papírrendszert létrehozni?
Kezdje a meglévő papírok lefaragásával, mondja Lauren Saltman, a szakmai szervező Élő. Egyszerűsített – és légy könyörtelen: „Igen, mindig lesz néhány olyan elem, mint például a születési anyakönyvi kivonatok és az autók címei, amelyekről meg kell őriznie az eredeti nyomtatott példányt” – mondja Saltman. "A többi mehet az aprítógépbe vagy a hulladékgyűjtőbe." Hasznosítsa újra azt, amire nincs szüksége, töltse le a termék kézikönyveit online, és mentse el őket dedikált digitális mappákba, és használjon szkennelési funkcióval rendelkező alkalmazást mások digitalizálására papírmunka. Tartsa az alapvető papírokat egy erre a célra kialakított helyen, ideális esetben az irodán kívül.
Ezután akadályozza meg a papír felhalmozódását azzal, hogy lemond a felesleges levelekről, és a papíralapú teendőlisták és jegyzetek használata helyett váltson az Evernote-ra vagy a Google Docsra. Ügyeljen arra is, hogy mit nyomtat ki. Ha el tudja végezni a munkát a dokumentum fizikai másolata nélkül, először ezt a megközelítést alkalmazza. „Ha nem, nyomtassa ki, használja, és hasznosítsa újra az íróasztala melletti kukában” – mondja Strauss.
Végül állítson be egy naptári emlékeztetőt, hogy hetente egyszer nézze át a papírokat és a leveleket, hogy az irodája ne legyen papírzsúfolt.
A papírmentes rendszer bevezetése és alkalmazkodása eltarthat egy ideig, de idővel valószínűleg hálás leszel ezért a többlettérért – és remélhetőleg a megújult motivációért és összpontosításért.
Ashley Abramson
Hozzájáruló
Ashley Abramson egy író-anya hibrid Minneapolisban, MN. Főleg az egészségre, a pszichológiára és a szülői nevelésre összpontosító munkáját a Washington Post, a New York Times, az Allure stb. Minneapolis külvárosában él férjével és két kisfiával.
